Tot voor kort verzond ik offertes / overeenkomsten altijd als PDF. Dit deed ik om te voorkomen dat ik:
- Alles eerst zelf moet printen.
- Alles in enveloppen moet doen.
- Postzegel d’r op moet doen (ik verstuur weliswaar geen honderden offertes per maand, maar het is wel weer een kostenpostje om op te besparen).
- Bij retour alles weer moet inscannen om digitaal te archiveren.
- Ook nog eens een keer alle papieren offertes/overeenkomsten in een archiefmap moet bewaren.
Helaas was dit nooit echt helemaal een waterdicht systeem, want de ontvanger kon niet zo veel met een PDF. Zelfs als ik er een interactieve PDF van maakte, kon de ontvanger alleen dingen aanvinken en eventueel iets invullen. Uiteindelijk kwam het er altijd op neer dat de overeenkomst geprint moest worden door de ontvanger, waarna die met de hele heisa zat.
Gelukkig kan dit stukken slimmer!
Sinds kort gebruik ik EchoSign voor bijna al mijn overeenkomsten. Kort en goed komt het erop neer dat je je vertrouwde PDF offerte / overeenkomst kunt uploaden naar EchoSign, waarna je velden kunt definiëren waarin de opdrachtgever kan ondertekenen. Ook velden voor datum & plaats, zelfs aanvinkvelden om keuzemogelijkheden in te bouwen zijn mogelijk.
Het vereist wel enige aandacht, zo kun je voor sommige extra velden aangeven of ze verplicht moeten zijn, en kun je in het handtekeningveld aangeven of het bestemd is voor de handtekening van je opdrachtgever of voor je eigen handtekening (als je het document zelf ook wilt ondertekenen).
Het document blijft in een beveiligde omgeving op de servers van EchoSign staan, zij zorgen voor een e-mail naar alle betrokken personen voor handtekeningen. En uiteindelijk voor een e-mail met een link naar het ondertekende document, zodat alle betrokken partijen het als PDF kunnen downloaden.
Prijstechnisch zijn er en aantal opties:
- Free: – 5 handtekeningen per maand, gratis.
- Pro: – Ongelimiteerd aantal handtekeningen, $14,95 per maand.
- Team: – Ongelimiteerd aantal handtekeningen, 2 – 9 gebruikers, begint bij $40,00 per maand.
- Enterprise: – Ongelimiteerd aantal handtekeningen, 10+ gebruikers, $299,00 per maand.
Ik ben heel benieuwd naar jullie ervaringen hiermee!
